教职员工

找出你，作为一所大学的员工，应该做什么，当与学生，其他教职员工和家长就FERPA保护的信息沟通。在最高层次上，我们要求您遵循以下三条准则：

1. 只有在签署了协议的情况下，才能与威斯康星大学绿湾分校以外的人分享信息。
2. 只有当其他员工处于与课程内容相关的职位或职责范围时（有明确的需要知道），才与他们谈论学生。
3. 如有疑问，请联系学生办公室主任920-465-2152或注册办公室registrar@uwgb.edu。

参见场景示例

什么构成教育记录？

FERPA将教育记录定义为任何与学生直接相关的记录，其中包含个人身份信息，并由大学或代表大学的一方维护。很难定义什么是教育记录。

• 受保护的记录必须是可共享的格式。
• 个人拥有的记录，比如一次谈话的笔记，除非它们被放入一个可共享的格式，比如成绩单或导航，否则就不是一个教育记录。

成绩

最终成绩是提交给注册办公室的唯一成绩，作为每学期课程的正式结果。学生可以随时从注册处订购正式成绩单。你可以通过多种方式向学生传达成绩：

• 直接交给学生的作业
• 在Canvas的成绩册功能中
• 在SIS，学生可以打印他们的非官方成绩单

其他学习成绩

构成学生记录的大部分内容（GPA、注册状态、总学分、主修/辅修、转学分信息等）都受到FERPA的保护。请将注册/学位验证提交注册办公室处理或确认这些数据。

在学生的许可下，您可以在合理努力验证请求者的个人身份信息后，向学生确认受限制的信息。只有您直接知道的信息才应该传达给请求者。

• 如果一个学生的电话要询问课程测验或考试的结果，你应该：
  • 核实姓名、出生日期（如果知道的话）、学生证号码、目前就读的课程和任何其他专门属于该学生的信息项目
  • 只确认请求的信息
• 如果一个学生的电子邮件你关于某门课程的信息或他们的学习成绩：
  • 通过电子邮件回复，沟通/确认你所知道的FERPA保护的关于课程的信息或他们的学习成绩，而不是履行你的职责
  • 所有官方信件应发送到学生的威斯康星大学绿湾分校电子邮件帐户
• 如果你被要求确认累积统计数据，如总GPA、修过的课程、获得的学分或其他个人课程以外的细节，请将这些问题提交给注册办公室。
• 如果你提供专业的工作推荐信，并且你已经看到了学生的成绩单，使用免责声明来表明你已经了解了学生的整体学习成绩。你的推荐信应该基于你在课堂/活动中对学生的个人了解。例如:
  • “我和约翰·史密斯一起工作。在他们在校期间，我是他们的指导老师/顾问/员工代表。作为我职责的newbb体育，我可以看到这个学生的个人资料。我可以非正式地确认，我注意到他们在过去的三个学期里都保持着3.5的GPA。如果需要官方证明，学生需要提供一份官方成绩单。”
• 如果你不能确认身份对于请求方：
  • 拒绝请求并亲自或通过可信的通信方式与学生联系，例如学生早些时候提供的电话号码或他们的威斯康星大学绿湾电子邮件帐户
  • 将申请提交注册主任办公室
  • 研究并确认newbb体育一个有效的请求，并通过适当的方式提供信息

有关FERPA的请求或问题的进一步帮助，请联系学生主任，920-465-2152，或注册办公室，registrar@uwgb.edu，寻求帮助。

电子邮件是教育记录的newbb体育吗？

一般来说，电子邮件不被认为是教育记录的newbb体育。个人电子邮件可以添加到学生的记录中，为大学官员采取的行动提供支持文件。例子可能包括注册问题、参加校园活动或确认所要求的住房分配。

与学生交流

FERPA的主要目的之一是允许学生newbb体育他们的记录，因此员工将与学生沟通他们的记录。问题只是什么时候合适，以及用什么媒介进行沟通。知道你在和谁说话。在传达将被归类为学生教育记录的信息之前，采取合理步骤核实学生的身份。

• 亲自认识学生。
• 打电话或发邮件问一个最近上过的课上的问题。
• 在电话或电子邮件中验证学生SIS配置文件中的几个字段。

控制沟通。你，教师/工作人员决定，沟通的方法，而不是学生。最后，学生可以正式要求获得其记录的副本，并且必须及时获得该记录的副本。记住：

• 所有通过电子邮件发送的信息只应发送到学生的官方UW-Green Bay电子邮件帐户。
• 学生可能会要求在繁忙的走廊里说话，但你可以把他们带到一个更安静、更私密的地方。
• 考虑到信息的性质，你可能更愿意把它写下来，而不是口头分享记录。newbb体育你作为大学职员的合理限制。

您向学生验证的内容因请求类型而异：

• 如果这个请求是你通常与学生讨论的，作为你的课程或使用你提供的服务的newbb体育，你可以发布信息，进行讨论等。
• 如果请求不是你通常会讨论的内容，或者不是你正式确认的内容，比如注册状态或学位完成情况，请将学生转到注册办公室核实所要求的信息。
• 如果您对所提出的请求不确定并想要讨论它，请联系注册官办公室registrar@uwgb.edu或学生办公室院长920-465-2152。

如果学生提供了身份证和/或社会安全号码，我可以向他们发布记录信息吗？

仅使用这些标准来确定请求者的身份并不是好的做法。它可以是在与学生初次互动时确认的一个项目。你还需要问一些只有他们才能回答的细节问题。一系列问题的一个很好的例子是：

• 在机构时的名字
• 生日
• SSN的最后四位
• 你是什么时候开始进入这个机构的？
• 你能认出我们记录在案的地址吗？
• 如果是最近的，你能告诉我你上学期修的课程吗？如果不是最近，那你在这里的最后一个学期是什么时候？
• 你当时获得了什么学位/主修/辅修专业？

与其他员工沟通

FERPA允许学生记录中的大量信息与大学的其他员工共享。newbb体育基于这样一种想法：许多员工需要newbb体育学生记录，以完成他们在大学的工作职能。newbb体育FERPA中提到的，需要知道。

与父母沟通

FERPA中没有任何地方要求你与父母沟通。FERPA允许一些例外情况，在这些情况下，你可以与父母分享教育记录。这些都是:

• 如果学生签署了一份允许将特定记录分享给指定家长的协议
• 在健康和安全紧急情况下
• 如果学生是父母的税务受抚养人（必须提交证明）。
• 如果有酒精或药物政策违反，学生是21岁以下

除了这些例外，任何记录都不应该与父节点共享。如果您对所提出的请求不确定并想要讨论它，请联系注册官办公室registrar@uwgb.edu或学生办公室院长920-465-2152。

写参考文献

学生通常会要求教职员工为他们提供工作、实习和奖励方面的推荐信。newbb体育支持学生成功的另一种方式。如果你在给学生写推荐信：

• 问学生他们想让你讲什么。
• 诚实地告诉学生你会对他们说什么或不说什么。
• 如果你的推荐信的newbb体育包含了教育记录的披露，比如GPA，或者学生在你教的课上的表现，让学生在推荐信申请表上签名。
• 将参考申请表与你的推荐人一起保存在档案中。