销毁和处理记录

只有在批准的记录表保存期限过后，记录才可以被处理。通过查看部门的《记录管理计划》（RMP）的《库存管理工作表》，您将知道记录何时可以处理。

在保留期过后，记录进度表的处理方法将决定您如何处理它。处置方式注明“移送档案”的记录，不得销毁。

回收

只有当指定的保存期已过，且记录明细表显示处理方法为“销毁”时，记录才可回收。这些记录也可能属于“处置记录”类别。在适当的时间将这些记录放入你的常规回收或废物容器中。使用Destroy处理方法的记录时间表示例：

安排#	标题	记录描述	停留时间	事件	处理方法
ADMIN453	培训课程资料	员工准备和使用的材料，提供针对内部和外部受众的日常培训。记录可能包括但不限于演示文稿、讲义和其他材料	EVT + 3个月	日期材料被取代或过时	摧毁

破坏秘密地

由于这些记录包含机密信息或个人身份信息（如社会保险号、信用卡或医疗信息），因此只有在指定的保存期已过且处理方法设置为“保密销毁”时，才能销毁记录。保密销毁程序（见下文）在威斯康星大学绿湾校区使用，以确保员工按照国家批准的记录时间表妥善处理记录。使用保密销毁处理方法的记录进度表示例：

安排#	标题	记录描述	停留时间	事件	处理方法
ADMIN305	公共记录请求和回应	根据《条例》的规定，与索取公共记录有关的记录。Stat.§§19.35-19.37和联邦信息自由法（FOIA）。包括原始请求、请求范围变更通知、账单、费用收取、收到请求的确认、后续信函和传送备忘录。	EVT + 3年	提供响应或请求被放弃或撤回的日期。	破坏秘密地

保密处置程序

记录官将协调一年两次的校园机密记录销毁工作。将通过电子邮件或其他内部通信方式通知员工该日期。必须填写一份保密处理表格，并由记录主任批准。此程序确保员工将其部门记录与批准的记录时间表相匹配，并了解保留期限和处理方法。

1. 确认准备处理的记录。可能被销毁的记录包括：

• 方便本署不再需要的副本，或
• 官方记录（纸质，电子邮件，电子）超过其保存期日期，和
• 该记录没有需要保留的未决记录请求、审计或诉讼，并且
• 记录进度表处理方法为：破坏秘密地

2. 文件记录处理。

使用保密处理表（CDF）记录准备处理的记录：日期、批准的记录计划编号、记录描述、保存期限、保存处理方法，以及记录是原件还是副本。此信息可以从您部门的RMP库存管理工作表中转移。从记录计划列表中添加批准的记录计划编号（RDA）到您的表单。在你的表格中也包括任何可供处理的电子记录。

3. 取得部门批准

获得批准签名从你的部门主管和电子邮件CDF表格回uw -绿湾记录官maines@uwgb.edu。一旦确认了记录时间表和保留期限，您将收到一个Outlook日历预约，作为占位符，指示您在指定的日期将记录带到邮件室装载码头进行收集。

4. 准备处置记录

• 电子记录：如果你正准备处置电子记录，你可以在这个时候删除这些记录（它们将不被要求处置在一个盒子里）。
• 纸质记录：在将记录放入盒子之前，您不需要移除订书钉或回形针。不要为这个过程购买新盒子，因为它们会被销毁。不允许使用活页夹或悬挂文件夹，在放入处置盒之前应将其移除。

5. 在预定日期将记录带到邮件室装货码头。

在指定的日期和时间，将您的记录带到实验室科学邮件室派递码头。这些会给你处理掉的。如有任何问题，记录主任（或其指定人员）将随时提供服务。你必须守着你的记录，直到它们装上卡车。