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管理电子档案

就保留而言，电子记录与纸质记录相同。电子记录适用于与记录相同的两个过程：存档或销毁。我们大多数人都没有想过把我们的电子记录转移到档案馆。然而，释放存储空间并将那些准备转移的电子记录转移到Archives是一种谨慎的做法。

命名约定

与所有记录一样，您应该选择适合办公室需要的文件结构，并始终使用该结构。有一些注意事项可以帮助你管理你的电子记录。命名记录的目的是为了以后找到它们！具体来说，如果有人在5年后要找一张唱片，他们知道该怎么找吗，还是只有你和你部门的人能理解？建立命名约定可以避免在查找记录时产生混乱，并且新员工可以保持一致的风格。

主文件夹 子文件夹 文件名称
委员会会议 研究生研究 GRC委员会纪要01252018
GRC委员会纪要02152018

技术委员会 TEC分钟05252020

邮件记录

电子邮件是创建数量最多、使用人数最多的电子记录，但从记录管理的角度来看，它也是最难处理的格式之一。电子邮件保留很重要，因为只要你有一个开放的帐户，每月至少newbb体育一次，并且不超过你的存储限制，Microsoft Outlook就会保留电子邮件。在大学工作期间，你基本上会保留所有的电子邮件。然而，在删除任何记录之前，您需要确定这些记录是临时的还是需要按照记录计划保留。

行动 细节
发送邮件 当你发送邮件时，考虑一下怎样才能最好地找到这封邮件。主题行是最关键的组成部分。由于电子邮件稍后会保存到文件夹中，如果主题行更具体，可搜索性就会更强。主题的例子：
仅供参考：2022年临时记录的记录时间表变更
请求审阅：GRC会议纪要01252018
保存电子邮件 一旦收到电子邮件，用户可以将电子邮件保存到一个文件夹中，以便以后查看或召回。设置电子邮件文件夹将是有益的，如果记录需要转移到档案每一个记录时间表。文件夹的例子：
合同
会议
采购

处置电子纪录

任何被认为是一次性的记录都可以随时删除。记住，一次性记录是一次性的副本、草稿、笔记等。然而，所有其他记录都需要在删除之前进行审查——就像纸质记录一样。电子记录与纸质记录一样，必须根据记录时间表进行审查，以确定保存期限和处理方法。电子记录应通过库存管理工作表报告在部门的记录管理计划（RMP）中。

行动 细节
移交档案馆 遵循移交档案馆处理和协调档案。在这种情况下，您将没有盒子，但很可能需要将您的记录移动到闪存驱动器以交付给档案馆。

极少数的电子邮件具有重要的历史意义，应该保存下来，以便最终转移到档案馆。具有重要历史意义的电子邮件通常用来设定或解释政策，规范业务流程，记录决策，或提供办公室或部门活动的证据。档案馆可以帮助你识别这些类型的电子邮件。当你有疑问的时候，坚持住！
销毁记录 遵循销毁记录的过程。在大多数情况下，如果电子记录已经准备好处理，而且不是机密的，它们可以立即删除（只要你核实了记录时间表的保存期已经过去，并且处理方法是“销毁”）。否则，您需要记录销毁保密处置表格并在删除任何记录前获得批准。

如果记录不是保密的，并且已通过保留时间表，请随意按删除！