创建记录管理计划

预计在2025年，威斯康星大学系统记录管理政策将颁布，该政策将要求所有运营单位/部门制定记录管理计划（RMP）。该计划应包括部门使用和创建的记录的列表，与之匹配的记录进度，记录的位置，以及记录必须保持多长时间。

存货部记录

要创建RMP，你的团队应该熟悉newbb体育平台部门的记录。这包括文件柜中的记录、部门共享的计算机文件、数据库或软件系统。这甚至可能包括你使用但不负责的记录系统。

使用库存管理工作表对部门创建和使用的所有记录进行分类。本工作表将成为贵部门的RMP。在此评估期间，您将在工作表中列出您的记录，然后使用查找记录时间表部分或搜索记录时间表列表将这些记录与批准的记录时间表进行匹配。

由国家公共记录委员会批准的记录时间表是确定记录必须保存期限的唯一来源。在工作表上应注明记录的保存时间和确定的处理方法。

一旦你的工作表完成，你的部门将有一个准确的库存，这将使处理过程更容易，一旦记录保存期限过去。从此工作表中，您将能够快速识别那些记录-纸质和电子-可能准备将记录转移到档案或记录销毁和处置。

电子记录，包括软件系统记录，应该包括在你的工作表上。需要永久保留的电子记录可以移动到闪存驱动器或保存到档案共享驱动器。准备销毁的电子记录必须按照记录销毁和处置程序在保密销毁表上注明。

数字化记录可以根据威斯康星大学管理信息数字化来完成。

库存管理工作表示例：

你们单位的所有员工都应该知道RMP及其位置。将RMP转发给威斯康星大学绿湾记录官。记录主任将维护所有校园记录。此后，当下一次年度检讨要求各部门检讨其物料管理计划及作出任何更新时，纪录主任会通知各部门。