定位记录时间表-记录管理-威斯康星大学绿湾

如前几节所述，记录时间表由州公共记录委员会批准，是确定记录必须保存多长时间以及如何处理记录的唯一资源。任何威斯康辛大学绿湾分校的员工在没有确认记录时间表的情况下销毁办公室的公共记录是违法的。如果一个记录没有达到保存期，你就不能处理它，也不能按照部门清单进行保存期。

记录时间表列表可以很容易地搜索到符合文档描述的时间表。时间表将告诉您记录保留的时间和处理方法。每一个时间表都规定了时间表编号、记录说明、保存期限、处理方法，以及记录是否被视为机密。机密记录决定了记录的处理方式（通过一般回收或机密处理/粉碎过程）。

例如，会议记录要保存5年才能送到档案馆，但购买收据要保存6年才能销毁。一旦记录超出《记录计划》保留范围，只有两种处理方法：将记录转移到档案或销毁和处理记录。

记录进度表示例：

安排#	标题	记录描述	停留时间	处理方法
没有一个	一次性记录	Wi。州立法16.61指出，一次性记录是1)材料的副本，其原件由同一州机构保管，仅为方便或参考而保存，无其他实质性目的。（二）草稿、笔记、初步计算和为原作者个人使用而准备的类似材料，其副本由同一国家机关保管，仅为方便或备查而保存。3)整理卡片和信封。这些记录可以在任何时候处理—如果包含任何PII数据，请确保以保密方式处理。	当不再需要的时候	摧毁
ADMIN350	内部沟通	一个实体/单位内部工作人员之间关于其业务的通信记录。这些通信可以通过各种方法提供，例如但不限于文件、照片、音频和视频。适用于原始记录的发送方，而不适用于接收方	EVT + 3年	销毁机密
ADMIN352	临时纪录（商业）	非实质性的记录，只需要很短的时间，很少或没有文件或证据价值，不需要履行法律或财政义务。这些记录不得用于启动、维持、评估或提供决策或公共政策的证据。无论记录的格式如何，必须同时满足上述两个陈述/条件，记录才被认为是暂时性的。	EVT	销毁机密
ADMIN301	董事会、理事会或委员会	根据立法或州长行政命令设立的理事会、理事会、委员会或其下属委员会的相关记录。可包括但不限于成员名单、任命通知、章程或项目授权、操作规则、角色和职责、议程、会议记录和附件文件、中期报告、演示文稿。	EVT + 5年	移交档案馆
FIS00020	收入和支出交易	提供货物或劳务的资金收讫记录和购买货物或劳务的记录及证明文件。这个系列包括应付账款和应收账款交易。可能包括批准的索赔、采购订单、发票请求、商品收据、供应商发票、代理凭证、服务报告和其他支持文件。	FIS + 6年	摧毁

一次性记录

一次性记录不需要保留。这类记录包括：

原始记录由同一国家机关保管，仅为方便或参考而无其他实质性目的而保存的材料的副本。
草稿、笔记、初步计算及类似材料，供发起人个人使用或由发起人以其为其工作的人的名义准备。
整理纸条和信封。

找不到你要找的东西？

如果你有一个业务记录，不能找到一个记录时间表，描述它，联系uw -绿湾记录官员。

记录表有效期为10年。根据法律规定，州机构必须为所有未被现有记录时间表覆盖的记录提供记录时间表。根据法律规定，rda必须在收到或创建每个记录系列一年后提交。10年后，RDA到期，新的RDA必须重新提交公共记录委员会批准。档案进度表是贵部门建立档案管理程序的关键文件。在威斯康星州政府，记录调度过程是通过完成RDA并将其提交给公共记录委员会（PRB）批准来完成的。