人事档案问题
请注意，本文件反映了截至2005年7月25日的政策变化；2007年10月修订]
1. 人事档案是如何组织的？
教员的正式人事记录有几个组成部分。人力资源办公室保存就业的时间记录，包括I-9卡、签证状况、病假申请和其他与工作有关的记录。人力资源档案不用于绩效考核或晋升过程。
教员和学术人员秘书办公室（CL 835）维护人事决策人员使用的官方人事档案。
治理文件包含一个累积作业记录。教员不直接向治理文件提交文件。作为一项安全措施，秘书保留了包含主要人事行动原始记录的该文件的备份。这份“人事”文件不会离开sofa办公室。
专业活动文件包含年度专业活动更新，为终身教授或正教授审查提交的总结文件以及在雇用时提交的简历的任何更新。该文件还包括支持终身教职或晋升为正教授的评估信。大学需要保存这些专业活动记录，教师需要将这些文件提交给教师和学术人员秘书，以便纳入他们的官方档案。这两份官方人事档案对任期、晋升和续聘过程至关重要。它们提供给审查委员会，并构成所有教员人事决定的官方人事档案。
还有一份档案不属于由教职员秘书保管的正式人事档案。尽管如此，它仍然是绩效、留用和晋升过程中非常重要的newbb体育，教师们应该注意它的发展、组织和展示。newbb体育证明文件文件：
支持文件文件包含教员提交的支持优点和晋升的文件。通常，该文件包括课程大纲、ccq、出版物、拨款提案、服务“感谢”注释以及其他作为有价值教学、奖学金和服务证据的文件。自2005年7月起，支持文件由教员个人保存，并按要求提供给绩效和晋升审查委员会。（预算单位可能决定他们更喜欢在项目办公室保存支持文件文件，在这种情况下，他们的决定优先。）在完成所有人事审查后，除了负面人事决定或对人事决定提出上诉之外，支持文件文件将退还给个人。在这两种情况下，档案将由SOFAS保管，在所有上诉完成和上诉时效过期之前不会归还。
为了教师的最大利益，他们应该看到他们的支持文件文件是完整的，并且组织良好，以便进行所有的绩效、保留和晋升审查。管理文件和专业活动文件是保留和晋升审查所必需的。他们通常不需要绩效评估，所以一定要制作两份年度专业活动报告——一份放在你的支持文件文件中，一份发送给SOFAS作为你的官方人事档案。你会收到每年一次的提醒。根据经验，要像处理申请信一样，认真处理你的年度专业活动总结和支持文件的组织。
2. 谁有权限newbb体育这些文件？
管理和专业活动文件保存在教师和学术人员秘书办公室（Cofrin图书馆835）。这些官方文件的所有文件都在收到时加盖日期戳。文件每天晚上都被锁上。欢迎你在办公时间内到我们的办公室查阅你的档案内容。当需要进行人事审查时，这些文件将被移到一个跨学科的办公室套件中，仅供审查委员会咨询。各单位在保管这些文件时，必须注意确保其保密性和人身安全。威斯康辛州公共记录法和威斯康星大学绿湾分校法典明确规定，在公开人事审查期间，文件是开放的，审查委员会主席在考虑会议是开放还是关闭时应牢记这一点。
管理员和单位主席在履行职责的过程中可以newbb体育官方的治理文件。根据威斯康星公开记录法规的规定，根据大学法律顾问的要求，其他人可以newbb体育某些文件。有关这些法规的问题应向教师和学术人员秘书或大学法律顾问提出。虽然不可能在本文件中总结法律，但一般来说，未经您的许可，个人性质的信息（例如家庭住址、家庭电话、家庭电子邮件地址和社会安全号码）是不能公布的。绩效评估、推荐信和类似的材料通常不会被公布。在某些情况下，记录可能会提前通知您，让您有机会对其发布提出质疑。如果您想了解更多关于这个试图平衡透明度和隐私的过程，请newbb体育CL 835。
3. 教员应如何准备他或她的个人档案？
很明显，他的意图是谨慎而严肃的。我们建议，从威斯康星大学绿湾分校的第一天起，主席和/或导师指导新教师建立他们的个人档案。专业活动文件是人事审查的基础。教师必须确保将其年度专业活动更新的副本发送到SOFAS，以便纳入官方文件。放置在支持文件文件中的材料将成为您的专业活动报告，简历更新以及终身教职和全职教授评审的书面陈述的支持证据。
4. 人事审查时如何使用档案？
治理文件和支持文件文件是审查的基础，作为一种专业礼貌，审查机构的所有成员在会议前熟悉文件的内容是很重要的。在会议期间，澄清文件的问题可以直接向教员提出。在通知审查日期时（续期或晋升审查前20天），必须邀请教员准备好文件以供审查。此通知规则不适用于绩效审查，但单位主席必须清楚审查委员会何时需要支持文件文件，并应公平地提前通知审查。根据UWGB 3.08 (1) (c)和(5)(a)的规定，人事审查应公开进行，除非审查委员会根据州法律和适当通知授权进行非公开审查。被考虑的教员有权参加评审，无论是公开评审还是闭会评审。”
UWGB法典规定，“口头证据”，即文件中没有的证据，可以由审查机构的成员提出[UWGB 3.08 (5)(d)]。这样做是相当“适当和合法的”，但应该以专业礼貌为指导。例如，如果审查机构的一名成员希望在档案中增加证据，newbb体育完全允许的——“是的，教授在委员会中做得很好”，但如果一名成员突然指责教员在课堂上喝醉了，这一指控应该在会议通知教员之前以书面形式提出。显然，会有灰色地带。例如，如果一名会员说，另一名教员没有在一门课上进行期末考试，而他说他做了，newbb体育“新证据”，但与审查有关。在我们看来，审查机构的成员发表这样的评论是允许的，只要该教员能够对此作出回应。