发布会议通知和会议记录

会议通知和会议记录：遵守威斯康星州公开会议和记录法

根据《威斯康星州公开会议和记录法》，管理单位和共同治理（选举和任命）委员会的主席必须在会议开始前至少24小时发布所有会议的通知（紧急情况下可以在会议开始前两小时发布通知）。所有会议都将被张贴在大学“主日历，”可以在uw -绿湾主页或http://calendar.uwgb.edu上找到。每个办公区都有专人将会议记录在“主日历”上。椅子应该和你单位指定的房间调度员一起安排工作。请向您的日程安排人员提供您的委员会名称，并指出事件类型必须为治理公开会议，以确保在SOFAS网站上正确捕获发布。

通过SOFAS网站提供的“主日历”是所有公开会议的正式记录。治理单位和委员会必须将议程和会议记录发送到SOFAS办公室进行正式记录保存。搜索和筛选委员会主席应联系法律顾问Christopher Paquet，了解发布会议通知的指导方针。由单位主席或院长任命的其他单位小组委员会不受《公开会议法》的约束。

总结

总之，为了遵守国家法规，学术单位和治理委员会的主席应该做到以下几点：

在“主日历”上张贴通知。有关发布到主日历的说明，请参阅校园日历信息。要将会议提交到日历，请使用提交表单。
通过电子邮件发送会议议程，明确指出会议的日期、时间和地点，以便该通知至少在会议前48小时到达教职员工办公室秘书（SOFAS@uwgb.edu）。如果你不能给我们48小时，你应该打电话（x2211）以确保会议及时发布。在紧急情况下，两小时的投递可能符合法律要求。
做好会议纪要，并将草稿副本和批准版本（明确注明批准日期）发送到SOFAS办公室SOFAS@uwgb.edu，提交给各单位和委员会的官方档案。这些文件是你所在单位或委员会活动的正式记录，根据《公开记录法》被视为公开记录。

如果您认为您可能需要在会议上进行闭门会议，请致电教职员工办公室秘书（x2211），以便我们可以与您一起审查召开闭门会议的具体情况，并讨论该过程何时被法律允许。还要注意的是，法律不允许使用电子邮件处理通常在会议上处理的委员会事务。